MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN
Manajemen Kantor Berbasis Online
Disusun Oleh:
Juwita ( 1830203110)
Oktamiranda (1830203136)
Okta Nurli A (1830203137)
Dosen Pengampu :
Dr. Saipul Annur, M.Pd
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM
FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI RADEN FATAH PALEMBANG
2020
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. Dalam perkantoran dikerjakan dengan menggunakan alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, dan lain-lain.
Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktivitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkantoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna bebentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
B. Rumus Masalah
- Apa pengertian manajemen perkantoran berbasis online atau modern?
- Apa saja contoh dari manajemen perkantoran berbasis online atau modern?
- Apa saja ciri - ciri kantor online atau kantor modern?
- Bagaimana teknologi informasi perkantoran modern?
C.Tujuan
- Untuk mengetahui pengertian manajemen perkantoran berbasis online atau modern.
- Untuk mengetahui contoh dari manajemen perkantoran berbasis online atau modern.
- Untuk mengetahui ciri-ciri kantor online atau kantor modern.
- Untuk mengetahui teknologi informasi untuk perkantoran modern.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Manajemen Perkantoran Berbasis Online atau Modern
Manajemen kantor berbasis online adalah rangkaian aktivitas pekerjaan kantor yang dilakukan secara modern mengikuti perkembangan zaman. Kantor online ini sangat bergantung pada system informasi teknologi yang dibutuhkan dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai. Dalam perkantoran modern segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan menggunakan alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, kantor virtual, organisasi virtual, dan lain-lain.
Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor modern. Pekerjaan kantor modern dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.
- Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.
- Komunikasi Perkantoran Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat.Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.
3. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan.Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.
4. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat.Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.
B. Contoh Manajemen Perkantoran
Berbasis Online atau Modern
Salah satu contoh kantor berbasis online adalah kantor virtual dimana kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, tempat seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Berbasis Online atau Modern
Salah satu contoh kantor berbasis online adalah kantor virtual dimana kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, tempat seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke kantor secara cepat yang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor. Oleh karena itu kantor virtual atau kantor online sangat bergantung pada sistem informasi teknologi kantor online juga sering disebut sebagai kantor modern.
C. Ciri-ciri Kantor Online atau Kantor Modern
Beberapa indikator yang dapat menunjukkan sebuah kantor dapat dikatakan sebagai kantor yang modern, yaitu kantor harus memiliki indikator sebagai berikut:
C. Ciri-ciri Kantor Online atau Kantor Modern
Beberapa indikator yang dapat menunjukkan sebuah kantor dapat dikatakan sebagai kantor yang modern, yaitu kantor harus memiliki indikator sebagai berikut:
- Pegawai yang melaksanakan pekerjaan kantor adalah pegawai yang mempunyai sikap disiplin, memiliki sikap dan cara berfikir sesuai dengan tuntutan zaman.
- Sistem, prosedur dan tata kerja perkantoran yang jelas dan transparan, sehingga setiap pegawai mempunyai uraian tugas (job description), tugas apakah yang harus dilakukan oleh pegawai tersebut, kepada siapa ia harus bertanggung jawab, bagaimana alur pekerjaannya, apakah yang harus dihasilkan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya.
- Memiliki bangunan dan desain ergonomis yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termsuk mebeler ataupun penyusunan meja kerja yang tepat. Alat perkantoran dalam pengolahan data/informasi yang sudak menggunakan ystem komputerisasi.
- Mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan dan manusiawi. Dalam hal biaya, biaya yang dipergunakan untuk kegiatan perkantoran harus menghasilkan keluaran (output) yang jelas dan (output) tersebut harus berfungsi.
Semakin modern suatu kantor, maka akan semakin banyak pula data, informasi dan kegiatan yang dapat diakses dengan lebih efektif, efisien dan ystemnnal. Hal ini akan berdampak pada pertumbuhan organisasi yang semakin maju dan berkembang dalam menghadapi lingkungan perubahan dan persaingan yang semakin kompetitif.
D. Teknologi Informasi Untuk Perkantoran Modern
Ada tiga komponen utama teknologi informasi untuk perkantoran modern meliputi: komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.
- Komputer yaitu mesin elektronik yang mampu membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
- Mikro Elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
- Telekomunikasi, yaitu transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
Teknologi informasi perkantoran modern adalah sarana untuk menunjang pekerjaan di kantor itu sendiri, karena zaman sekarang ini semua kantor harus memiliki teknologi yang tinggi demi mencapai hasil yang memuaskan dengan sedikit waktu yang diperlukan.
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Berdasarkan uraian di atas mengenai manajemen perkantoran berbasis online, disimpulkan bahwa:- Manajemen perkantoran berbasis online adalah rangkaian aktivitas pekerjaan kantor yang dilakukan secara modern mengikuti perkembangan zaman.
- Salah satu contoh kantor berbasis online adalah kantor virtual dimana kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online.
- Ciri-ciri kantor online atau kantor modern meliputi: pegawai yang melaksanakan pekerjaan kantor, sistem, prosedur dan tata kerja perkantoran yang jelas dan transparan, memiliki bangunan dan desain ergonomis yang baik, dan mendayagunakan biaya.
- Ada tiga komponen utama teknologi informasi untuk perkantoran modern meliputi: komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.
DAFTAR PUSTAKA
Hirakos. 2011. Implementasi Teknologi Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif Perusahaan online. Bandung: Penerbit Alumni.
Husaini Usman. 2011. Manajemen Perkantoran. Jakarta Timur: PT Bumi Aksara.
Komaruddin. 1981. Manajemen Kantor, Teori dan Praktek. Bandung: Sinar Baru.
Priansa dan Garnida. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung : Alfabeta.
