MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN
Manajemen Kantor Berbasis Online
Disusun Oleh:
Juwita ( 1830203110)
Oktamiranda (1830203136)
Okta Nurli A (1830203137)
Dosen Pengampu :
Dr. Saipul Annur, M.Pd
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM
FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI RADEN FATAH PALEMBANG
2020
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. Dalam perkantoran dikerjakan dengan menggunakan alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, dan lain-lain.
Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktivitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkantoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna bebentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
B. Rumus Masalah
- Apa pengertian manajemen perkantoran berbasis online atau modern?
- Apa saja contoh dari manajemen perkantoran berbasis online atau modern?
- Apa saja ciri - ciri kantor online atau kantor modern?
- Bagaimana teknologi informasi perkantoran modern?
C.Tujuan
- Untuk mengetahui pengertian manajemen perkantoran berbasis online atau modern.
- Untuk mengetahui contoh dari manajemen perkantoran berbasis online atau modern.
- Untuk mengetahui ciri-ciri kantor online atau kantor modern.
- Untuk mengetahui teknologi informasi untuk perkantoran modern.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Manajemen Perkantoran Berbasis Online atau Modern
Manajemen kantor berbasis online adalah rangkaian aktivitas pekerjaan kantor yang dilakukan secara modern mengikuti perkembangan zaman. Kantor online ini sangat bergantung pada system informasi teknologi yang dibutuhkan dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai. Dalam perkantoran modern segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan menggunakan alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, kantor virtual, organisasi virtual, dan lain-lain.
Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor modern. Pekerjaan kantor modern dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.
- Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.
- Komunikasi Perkantoran Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat.Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.
3. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan.Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.
4. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat.Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.
B. Contoh Manajemen Perkantoran
Berbasis Online atau Modern
Salah satu contoh kantor berbasis online adalah kantor virtual dimana kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, tempat seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Berbasis Online atau Modern
Salah satu contoh kantor berbasis online adalah kantor virtual dimana kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, tempat seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke kantor secara cepat yang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor. Oleh karena itu kantor virtual atau kantor online sangat bergantung pada sistem informasi teknologi kantor online juga sering disebut sebagai kantor modern.
C. Ciri-ciri Kantor Online atau Kantor Modern
Beberapa indikator yang dapat menunjukkan sebuah kantor dapat dikatakan sebagai kantor yang modern, yaitu kantor harus memiliki indikator sebagai berikut:
C. Ciri-ciri Kantor Online atau Kantor Modern
Beberapa indikator yang dapat menunjukkan sebuah kantor dapat dikatakan sebagai kantor yang modern, yaitu kantor harus memiliki indikator sebagai berikut:
- Pegawai yang melaksanakan pekerjaan kantor adalah pegawai yang mempunyai sikap disiplin, memiliki sikap dan cara berfikir sesuai dengan tuntutan zaman.
- Sistem, prosedur dan tata kerja perkantoran yang jelas dan transparan, sehingga setiap pegawai mempunyai uraian tugas (job description), tugas apakah yang harus dilakukan oleh pegawai tersebut, kepada siapa ia harus bertanggung jawab, bagaimana alur pekerjaannya, apakah yang harus dihasilkan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya.
- Memiliki bangunan dan desain ergonomis yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termsuk mebeler ataupun penyusunan meja kerja yang tepat. Alat perkantoran dalam pengolahan data/informasi yang sudak menggunakan ystem komputerisasi.
- Mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan dan manusiawi. Dalam hal biaya, biaya yang dipergunakan untuk kegiatan perkantoran harus menghasilkan keluaran (output) yang jelas dan (output) tersebut harus berfungsi.
Semakin modern suatu kantor, maka akan semakin banyak pula data, informasi dan kegiatan yang dapat diakses dengan lebih efektif, efisien dan ystemnnal. Hal ini akan berdampak pada pertumbuhan organisasi yang semakin maju dan berkembang dalam menghadapi lingkungan perubahan dan persaingan yang semakin kompetitif.
D. Teknologi Informasi Untuk Perkantoran Modern
Ada tiga komponen utama teknologi informasi untuk perkantoran modern meliputi: komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.
- Komputer yaitu mesin elektronik yang mampu membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
- Mikro Elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
- Telekomunikasi, yaitu transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
Teknologi informasi perkantoran modern adalah sarana untuk menunjang pekerjaan di kantor itu sendiri, karena zaman sekarang ini semua kantor harus memiliki teknologi yang tinggi demi mencapai hasil yang memuaskan dengan sedikit waktu yang diperlukan.
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Berdasarkan uraian di atas mengenai manajemen perkantoran berbasis online, disimpulkan bahwa:- Manajemen perkantoran berbasis online adalah rangkaian aktivitas pekerjaan kantor yang dilakukan secara modern mengikuti perkembangan zaman.
- Salah satu contoh kantor berbasis online adalah kantor virtual dimana kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online.
- Ciri-ciri kantor online atau kantor modern meliputi: pegawai yang melaksanakan pekerjaan kantor, sistem, prosedur dan tata kerja perkantoran yang jelas dan transparan, memiliki bangunan dan desain ergonomis yang baik, dan mendayagunakan biaya.
- Ada tiga komponen utama teknologi informasi untuk perkantoran modern meliputi: komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.
DAFTAR PUSTAKA
Hirakos. 2011. Implementasi Teknologi Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif Perusahaan online. Bandung: Penerbit Alumni.
Husaini Usman. 2011. Manajemen Perkantoran. Jakarta Timur: PT Bumi Aksara.
Komaruddin. 1981. Manajemen Kantor, Teori dan Praktek. Bandung: Sinar Baru.
Priansa dan Garnida. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung : Alfabeta.
Sebaiknya di dalam makalah tersebut dimasukan analisis dari pemakalah agar makalah ny lebih baik lagi dan selebihnya penulisan makalah ny sudah baik,terima kasih.
BalasHapusBaik nanti kami perbaiki lagi terima kasih atas sarannya :)
HapusApa saja hambatan2 dari mengelelola kantor secara online, dan bagaimana menagulangi hambatan tersebut?
BalasHapusHAMBATAN DALAM PELAKSANAAN KANTOR ONLINE
Hapus1. SUMBER DAYA MANUSIA
Kendala pertama yang menjadi penghambat dalam proses pengelolaan kantor online adalah manusia itu sendiri, ketika semakin kesini meskipun perkembangan teknologi semakin maju manusia sebagai pengguna teknologi itu sendiri justru kurang dalam mengelola layanan teknologi yang telah ada, dan semakin terjerumus dalam penggunaan teknologi untuk hal-hal negatif tanpa memikirkan resiko yang akan ditanggung dari apa yang telah diperbuatnya.
2. KETIDAKSTABILAN JARINGAN INTERNET
Kecepatan internet yang rendah akan menimbulkan terhambatnya proses penyampaian informasi dalam pelaksanaan kantor online yang didapat dari dokumen yang tersimpan dilayanan tersebut. Bukan hanya dalam proses akses dokumen, tapi pada proses mencetak dokumen pun internet akan menjadi pengaruh besar bagi jalannya aktivitas perusahaan.
3. KEAMANAN DAN PRIVASI
Keamanan menjadi salah satu hal yang paling penting pula yang harus diperhatikan dari setiap pelaksanaan kantor online pada aspek perkembangan teknologi. Terkadang, meskipun banyak layanan digital yang menawarkan keamanan ektra ketat untuk layananya tetapi mereka masih saja banyak mengalami kebobolan dan dokumen yang telah tersimpan mampu dibongkar kepada hal layak umum oleh para oknum hacker yang tidak bertanggung jawab. Entah itu untuk alasan menuntut adanya pergantian uang dari para
4. SERVER KOMPUTER
Pada era digital saat ini tentunya penyimpanan berbagai dokumen telah tersimpan secara terorganisir dalam sistem yang ada didalam komputer masing-masing SDM. Tapi tanpa kita ketahui bahwa terkadang, penyampaian atau pemakaian dokumen atau informasi yang kita butuhkan akan terhambat karena kendala dari server itu sendiri, hambatan dari yang sering terjadi adalah yaitu
channel breakdown
dimana SDM kesulitan untuk mengakses dokumen dan sulit untuk mendistribusikan informasi yang ada didalam komputer karena server komputer mengalami hambatan untuk pengaksesan serta proses update nya menjadi terganggu.
CARA MENGATASI HAMBATAN TERSEBUT
1. ADAKAN PROGRAM PELATIHAN UNTUK KARYAWAN
Untuk mengikuti berbagai macam perkembangan teknologi yang ada sudah seharusnya perusahaan menyediakan media atau tempat bagi karyawan untuk belajar dari perkembangan teknologi yang ada, meskipun tidak mengadakan pelatihan secara mendalam tetapi setidaknya sediakan informasi untuk karyawan mengetahui gambaran besar mengenai teknologi atau aplikasi yang akan perusahaan gunakan dalam waktu dekat.
2. GUNAKAN ANTIVIRUS ORIGINAL DAN TERUS PERBAHARUI
Keamanan informasi dari serangan virus menjadi perhatian utama di era digital saat ini, terus memperbaharui anti virus yang kita miliki menjadi salah satu cara efektif untuk mencegah datangnya virus yang mencoba untuk mencuri atau merusak informasi beserta dokumen yang tersimpan didalam server kita.
3. GUNAKAN TEKNOLOGI TERBARU UNTUK KELANCARAN KEGIATAN KANTOR
Kelancaran penyampaian informasi saat ini menjadi pengaruh terbesar dari pendapatan sebuah perusahaan yang dihasilkan setiap bulannya.
Dalam manajemen kantor berbasis online dan juga modern bagaimana cara mengoperasikannya di tengah masyarakat yang tradisional?jlskn
BalasHapusBerikut adalah cara mengoperasikan manajemen perkantoran berbasis online ditengah masyarakat tradisional yaitu:
Hapus1. Bebas memilih teknologi apa yang ingin dikehendaki.
2. Teknologi tepat guna harusbmampu meningkatkan taraf hidup serta kesejahteraan masyarakat.
3. Solusi dan masalah yang kerap dihadapi oleh masyarakat pedesaan harus bisa diselesaikan dengan teknologi tepat guna.
4. Teknologi tepat guna bukanlah sebuah teknologi yang digunakan pada saat tertentu.
5. Masyarakat bukan subjek melainkan objek, teknologi ini hanya dipertontonkan kepada masyarakat. Masyarakat wajib menguasai teknologi tepat guna.
Jelaskan Jika ada terjadi gangguaan terhadap sistem yang digunakan dalam perkantoran modern ?
BalasHapusa. Terjadinya kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen atau kesalahan yang terjadi pada salah satu subsistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan.
Hapusb. Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan data akan menyulitkan penemuannya kembali apabila diperlukan.
c. Berbagai virus komputer dengan pengaruh negatifnya bisa mengacaukan banyak kegiatan dalam pengelola informasi.
Apa kelebihan menggunakan manajemen perkantoran berbasis online?
BalasHapusAdapun kelebihan menggunakan manajemen perkantoran berbasis online yaitu:
Hapus1.Penanganan surat dan Pembuatan Laporan
Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.
Ada tiga jenis dasar word processor :
Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard , processor, memory,layar,dan printer.
Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program).
Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :
Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya.
Menambah kepuasan kerja
Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
Menghemat tenaga
Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan
Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer lainnya.
Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.
Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada
Memerlukan pelatihan yang memadai
Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar
Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.
2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.
3. PENGIRIMAN Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, PENGIRIMAN surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.
4. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.
Baiklah saya akan menambahkan sedikit jawabannya mengenai kelebihan manajemen kantor berbasis online.
HapusKelebihan menggunakan manajemen kantor berbasis online, antara lain:
1. Informasi yg didapatkan lebih cepat dan mudah dengan menggunakan berbagai aplikasi antara lain: Email,newsgroup,www,FTP. Dll
2. Mengurangi biaya kertas dan biaya distribusi contoh: koran, majalah,dan brosur.
3. Sebagai media promosi contoh: pengenalan dan pemesanan produk.
4. Komunikasi interaktif meliputi: email,dukungan pelanggan dengan www,video,conferencing, internet, internet phone.
5. Sebagai alat untuk research dan development